在日常的工作中，经常有人会咨询我，他们的企业想采购图文档管理系统，通过网络搜索相关产品发现，有各种产品，不知道选择哪一种比较适合他们的企业。

的确冠以文档管理软件、OA、图文档管理软件的厂商貌似很多，有人报价一套几千块，或者几百元一个站点，也有人报价几千元一个站点，而有些系统甚至整体下来要几十万、上百万一个项目。为何差别这么大，他们无从下手了，迷茫彷徨了。

我们做项目做系统，评价系统有一个核心的原则是，价格成本考虑固然重要，但产品的品质、性能和适合度更是企业选择产品的关键所在，没有人想花了钱买到的是不合适不好用的产品。企业投入就是要看到效益回报，软件系统的选择应该考虑企业的当前情况，所需解决的核心问题来考虑，同时也要顾及系统的未来规划情况，也就是我们说的系统可延展性同时也是选型的考虑关键点。

一个来自工业级别的，广泛应用于制造业、机械装备、电子电气、汽车汽配、建筑勘探、设计院校等严谨、细致应用环境中的PDM\PLM软件体系，属于PLM的简化版本，平时一般叫产品数据管理系统、产品生命周期管理系统，个别有创新精神的厂商还会持续钻研企业级的、集团级的文档管理体系、图纸管理体系中的文档应用模式，代表品牌为广州三品EDM、苏州浩*、深圳纬*、北京CA**等。

1、生命周期概念的差别

 ECM 系统，一般没有文档生命周期的概念，办公团队只要实现文档集中存储和协同共享就基本可以了。而EDM系统因为源自PLM系统，所以比较强调图纸和技术文档在生命周期管理上的细致、严谨性，从图纸新建、修改、变更、废止都要完整保存轨迹。原则上图纸最终不是被删除的，而是被废止了，废止的图纸不做生产，但是仍然要保留，以备日后查询。

 EDM系统往往将文件分成工作区和归档区，工作区的文件指文件正在设计，未定稿，所以不能作为生产的依据。如果生产部门拿工作区的文件作为生产依据，后果则要自己承担。只有归档区的文件，是生产的图纸依据。而ECM系统则没有如此严格的界限，大部分文档不做归档，更不能应用于生产，办公文件一般实时在用，极少数文件归档是为了防止修改。

 EDM系统还有变更管理的能力，受控的图纸、文件要启动变更管理业务流程，进行影响的评估，变更后的图纸和技术文档要重新发布，并回收旧的图纸和技术文档。

2、管理对象不同，导致不同的技术要求

 ECM 系统和EDM系统都是管理企业内部资料，但细究下去，ECM系统主要面对是WORD 、EXECL、PPT、JPG图片等办公团队常见的应用软件。而EDM系统除了要面对常见办公软件外，更重要是管理CAD、PRO/E、 Solidworks、UG等专业的二、三维设计数据，并且管理这些数据规范化的使用过程。管理对象不同导致技术处理很大不同。可以说EDM包含了ECM的全部功能，但在企业创新管理的业务环节更为专业，我们知道产品创新、技术创新都是企业的核心业务环节，不能有一丝马虎。

 比如说三维软件，当我要打开总装图的时候，自动调用真正相关的零件图，并一起打开。这个在技术上处理很难，只有比较优秀的EDM系统才具备这个功能，而办公团队不会用到三维CAD,所以ECM系统也根本没有这样的功能。 又比如文件预览问题，ECM系统整合的浏览器一般并不能浏览CAD文件，并不能支持浏览三维CAD文件，而EDM系统整合的浏览器一般都要求对二、三维CAD都有良好的兼容性。

3、严谨程度不同，导致系统功能能力上的差异，EDM更为之强大

 办公部门对文件严谨性远低技术部门，办公团队需要是高效协同，相对来说不如拿着图纸要生产的技术部门的严谨。我们举几个例子给您分析。

 比如版本管理，ECM系统的版本管理一般来说就是简单的修改一次，产生一个版本。一般来说如果你发现自己修改错误了，就导出上个版本文件，覆盖一次就可 以了。而EDM系统的版本管理则分大版本和小版本区分，如果图纸在工作状态下进行升版，产生是小版本，比如1.1,升到1.2或A.1升到A.2。如果该 图纸已经归档，那进行修改就是变更大升版，比如是1.2升到2.0,或A.3升到B.1。同时如果你发现版本改错了，你就要把原先的版本置为当前，完整保留了修改历史，同时改回去要填写过程和理由。

 比如归档管理，ECM系统的归档管理，一般直接归档就行，而EDM系统的归档一般要求至 少1人发起，1人审核才能实现文件归档。而归档后的文件，如果ECM系统可以直接取消归档后，然后可以直接修改。而EDM系统则要求必须走变更流程，同样 是1个人发起修改，另外1个人审核，最后变更完成。EDM系统要求所有图纸的变更必须说明理由、变更的内容等，还可以做圈阅和图纸比对。相比之下，ECM 要简单随意很多。

 比如权限管理，ECM系统往往简单浏览、修改、归档、下载四五种权限，而EDM系统则会细化可见、浏览、复制、剪切、删除、 归档、变更、废止、导出、授权等十几种权限。显然EDM系统针对技术部门更细化。而有些EDM系统更是考虑到权限各种可能性，比如把权限来源分成初始权限、经过权限、继承权限、定义权限；可对目录定义权限，也可对文件定权限。可以父文件夹不可查看，而子文件夹又可查看。而ECM系统一般不会做的那么细， 实际上办公部门也没有必要这么细。

5、系统管理目标定位不同，ECM方向是行政办公，EDM是企业核心产品数据的全程管理　

 三品EDM系统，保留了PLM\PDM体系中最核心的图纸文档管理模块，并且丰富了整体企业数据协作的多方面功能。跟ECM系统一样，都达到了80％的非结构化的数据管理，采用用户非常熟悉的普通文件夹方式保存。但是两者后续升级和可拓展性却完全不同。

 对于ECM或者OA系统来说，系统要拓展，主要就集中在人事、BPM等方面了，主要方向还是面向行政办公方向。

 对于EDM系统来说，企业用好了EDM进行图纸、技术文档数据的管理后，等机会成熟，还是要升级到PDM\PLM系统，最终将非结构化的图纸数据，转换为以BOM为核心的，产品的结构化数据进行组织，这样可以快速生成物料清单BOM。并且管理好企业每个产品或项目复杂的零件使用信息、各种借用关系和达到严谨的产品更改管理流程，同时建立企业级的标准物料库减少物料增加无审批、无控制的局面，能进行标准件和通用件的快速选配，进一步企业还可以增加项目管理为导向的研发管理模式，对研发和生产进行更为严格的项目化管控。

 中小企业办公团队，行政办公文档管理工作相对简单很多，所以常见的ECM和OA系统的工作流模块相对EDM系统来说，都会比较弱一些，甚至某些低版本ECM系统没有工作流模块。

 而技术部门的图纸管理、技术表单的管理，对工作流的要求相对更高，基本都严格按照流程归档、变更、发放，涉及到审批人、审批条件、动态用户、邮件通知等等功能。所有的流程都要求自定义。导致EDM系统的工作流系统要更为完善很多。

 都说能管理图纸、文档，但EDM和ECM/OA有显著的差别，其应用方向和功能存在巨大差异，作为这个行业混了有些年月的老鸟，献上自己一些浅薄的想法，望各位企业主管负责人选择到合适自己公司应用的图文档管理软件。